Každé počítačové vybavenie je vystavené opotrebovaniu a potrebuje optimálnu starostlivosť, aby pracovalo čo najdlhšie, ale súčasne potrebujete podstatne menej peňazí na údržbu technického vybavenia než na udržanie zamestnancov. Pri správnej organizácii správy systému môže technika slúžiť, kým sa nepovažuje za zastaranú. Pod systémom správy sa bežne rozumejú služby zamerané na zabezpečenie prevádzkyschopnosti počítačového vybavenia, kancelárskeho vybavenia a počítačových sietí s cieľom dosiahnuť maximálny výsledok práce.

Na zabezpečenie správy systému je potrebné mať k dispozícii kvalifikovaných pracovníkov s príslušnými skúsenosťami a zručnosťami v tejto oblasti. A pri využívaní outsourcingu správy systému všetky práce na zriaďovaní, obsluhe a opravách počítačového vybavenia vykoná spoločnosť tretej strany, ktorá túto službu poskytuje.

Prevod údržby počítačovej infraštruktúry na externú údržbu má niekoľko najdôležitejších výhod:

• náklady na údržbu a servis informačných technológií a počítačového vybavenia sú minimalizované;
• Investície do informačných technológií sú čoraz transparentnejšie;
• zníženie finančných a organizačných rizík;
• zvyšuje celkovú výkonnosť spoločnosti;
• pravdepodobnosť výpadkov počítačového systému je minimalizovaná;
• zvýšená spokojnosť manažérov a používateľov.

Každá spoločnosť využíva počítačové technológie a moderné IT technológie. Preto je ťažké si predstaviť prácu bez databáz, programovania, e-mailu, implementácie atď. Automatizáciou práce s pomocou počítačových technológií firmy optimalizujú účtovanie nákladov a peňažných tokov a správa systému v oblasti outsourcingu ešte viac uľahčuje túto úlohu. Oustsorsing samotný prináša tieto výhody:

1. umožňuje organizácii sústrediť sa na svoje hlavné obchodné procesy a ciele svojich aktivít;
2. externí poskytovatelia služieb sa špecializujú na jeho vykonávanie, majú v tejto oblasti značné skúsenosti a odborné znalosti a sú schopné poskytovať vysokokvalitné výkony;